O przechowywanie dokumentów musi zatroszczyć się każda firma, zatrudniająca osoby. Jako pracodawca jesteśmy zobowiązani do tego, by zapewnić takim aktom bezpieczeństwo. Jeśli będziemy przechowywać je zbyt krótko, pojawi się problem podczas ewentualnej kontroli. Z kolei, jeśli przechowywanie akt będzie trwało zbyt długo, naruszymy RODO. Jak więc to zrobić właściwie? Dowiesz się tego z dzisiejszego artykułu.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych – kilka słów o przepisach
Do końca roku 2018 przedsiębiorca musiał przestrzegać Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku. Jej treści mówiła, że przechowywanie dokumentów pracowniczych należy przeprowadzać przez okres pięćdziesięciu lat. Obecnie mamy jednak do czynienia z innym rygorem. W tej chwili akta zatrudnionych osób musimy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz dodatkowo dziesięć lat po ustaniu stosunku pracy.
Czy to jednak oznacza, że wszystkie akta pracownicze sprzed 2019 roku muszą być przechowywane przez 50 lat? Niekoniecznie. Okres ten możemy skrócić o ile złoży do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA. Dokładne informacje na ten temat można znaleźć w art. 4 pkt 6a Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – jak zadbać o akta pracownicze?
Przestrzeganie terminów to tylko jeden z obowiązków. Przechowywanie akt to także zadbanie o to, by zbiory były bezpieczne. Konkretnie o kryteriach, które muszą być przestrzegane, mówi art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią powinniśmy zadbać o takie przechowywanie dokumentów pracowniczych, by zapewnić informacjom:
- poufność;
- kompletność;
- integralność;
- dostępność i jednoczesną ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Spełnienie wszystkich tych kryteriów to poważny obowiązek i nie zawsze jesteśmy w stanie zrealizować go w pełni samodzielnie.
Przechowywanie akt pracowniczych – samodzielnie czy z pomocą?
Aktualne przepisy nie precyzują, czy powinniśmy sprawą zająć się sami, czy raczej zdecydować się na pomoc ekspertów. To do nas należy decyzja. Warto jednak wiedzieć, z jakimi ograniczeniami wiąże się samodzielne przechowywanie dokumentów pracowniczych. Konieczne jest znalezienie dobrze zabezpieczonej przestrzeni. Przydatne może okazać się zainstalowanie systemów antypowodziowych, antywłamaniowych i antypożarowych. Niestety to wszystko kosztuje.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów pracowniczych z takimi specjalistami jak Rhenus, zdejmuje z nas ten problematyczny obowiązek i pozwala cieszyć się pełnym bezpieczeństwem, Takie wykwalifikowane podmioty wiedzą, jak nadać aktom terminy przechowywania, a następnie, w jaki sposób zabezpieczyć zbiory przed nieupoważnionym dostępem. Na tym korzyści związane z wyborem specjalistów się jednak nie kończą. Warto wspomnieć także o tym, że takie firmy oferują także dodatkowe usługi, takie jak np. digitalizowanie dokumentów czy ich utylizacja.
